Опис технології досвіду

СТВОРЕННЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ ПОТОКАМИ В ЗНЗ ЗАСОБАМИ GOOGLE-ДИСКУ

Основна ідея інноваційної розробки

Основна ідея даної розробки  полягає в тому, щоб  створити таку  систему роботи з інформацією про різні аспекти життєдіяльності навчального закладу (що  потребують управлінського впливу), яка не замикається на одній особі, відповідальній за окремий напрямок діяльності, а взаємопроникає в діяльність усіх суб’єктів управління.  

У значній мірі це можна досягти шляхом дотримання суб’єктами діяльності інформаційної політики навчального закладу, яка розглядається як сукупність принципів, норм і практичних дій у сфері управління інформаційними процесами в навчальному закладі. Такі підходи щодо роботи з інформаційними потоками можуть суттєво вплинути на існуючий інформаційний хаос, дадуть можливість отримати системну, більш об’єктивну картину про стан справ у навчальному закладі за усіма напрямками діяльності для узагальнення результатів, визначення проблем та тенденцій прийняття управлінського рішення.

Створений пакет структурно-функціональних моделей, регламентів, правил роботи, форм інформаційних ресурсів дозволить успішно працювати системі управління в навчальному закладі   навіть якщо у кадровому складі відбуватимуться зміни.

Провідним методом даної розробки є моделювання одержання управлінської інформації суб’єктами діяльності. Сутність методу полягає в побудові й дослідженні інформаційних об’єктів в загальноосвітньому навчальному закладі.

У процесі здійснення управління інформаційними потоками в умовах розвитку інформаційного освітнього простору ЗНЗ застосовуються моделі  як  засіб, за допомогою якого можна описати діяльність педагогів школи, пояснити поведінку суб’єктів управління, спрогнозувати можливі наслідки діяльності.

      Ідея базується на використання WEB 2.0 - філософії розвитку інформаційного простору мережі Інтернет. Основним джерелом створення, обробки та розповсюдження інформації є користувачі Інтернету, які розвивають інформаційний простір. WEB 2.0  передбачає співпрацю декількох або багатьох користувачів у процесі створення відповідного інформаційного об’єкту.

Хмарна технологія використовується як  засіб створення інформаційної  структури управління в загальноосвітньому навчальному закладі, де Google-диск виступає інструментом у роботі з інформацією різних суб’єктів діяльності.

Впровадження структурно-функціональних моделей управління електронними інформаційними ресурсами в ЗНЗ  відбувається поетапно, за наявності відповідних правил та регламентів щодо роботи з ними, в межах навчального закладу, чіткого їх виконання  суб’єктами управління, готовності персоналу до роботи з  Google-диском та Інтернет-сервісами.

Технологія впровадження інноваційної розробки

У контексті вищесказаного, для розв’язання проблеми управління інформаційними потоками в загальноосвітньому навчальному закладі, варто звернути увагу на принципи  формування інформаційних ресурсів, нормативів, регламентів  управління ними та обслуговування.

До основних таких принципів формування інформаційних ресурсів навчального закладу можна віднести:

- наявність затвердженої програми управління інформаційними ресурсами (процедур і технології створення, нагромадження, архівування, обслуговування, захисту й доступу до інформаційних ресурсів), що є власністю певної загальноосвітньої установи;

- застосування єдиної методології й загального алгоритму роботи з інформаційними потоками й ресурсами у всіх підрозділах загальноосвітнього навчального закладу;

- розробка й прийняття пакету необхідних правил, регламентів і корпоративних норм роботи з інформаційними ресурсами й безумовне проходження прийнятим регламентам;

- узгодження ідеології діючої системи управління інформаційними ресурсами  загальноосвітньої установи  із принципами її інформаційного середовища (державними, галузевими, професійними, суспільними, муніципальними та ін. інформаційними системами) для можливості інформаційного обміну й інтеграції (Додатки 1.4.7).

Отже, ефективність роботи з інформацією  в значній мірі буде залежати від дотримання суб’єктами діяльності інформаційної політики, яка розглядається як сукупність принципів, норм і практичних дій у сфері управління інформаційними процесами в навчальному закладі.

Ідеологом формування інформаційної політики у навчальному закладі має стати його керівник, провідниками  ідей - заступники директора, бібліотекар, шкільний психолог, соціальний педагог, шкільний лікар.

Ступінь розширення  системи управління інформаційними потоками в навчальному закладі напряму залежить від ІКТ-компетентності педагогічного колективу. У школах постійно зростає кількість педагогів, які  активно використовують у своїй професійній діяльності різноманітні сервіси Інтернету, серед яких є і сервіси Google: вчителі мають аккаунти на gmail.com, користуються поштою; створюють веб-щоденники на blogger; входять до спільнот google+; користуються пошуковою системою Google, Google-диском, Google-перекладачем; створюють групи  і т.ін. Цей потенціал можна скерувати і на досягнення спільної мети та завдань, в даному випадку, використати для роботи з різноманітною інформацією в організації навчально-виховного процесу у школі шляхом мережевої взаємодії суб’єктів діяльності .

     На основі вищезазначених принципів та з урахуванням відповідної ІКТ-компетентності персоналу  було створено уніфіковану функціональну модель мережевої взаємодії суб’єктів  діяльності засобами Google-диску (Додаток 2). Модель можна вважати уніфікованою тому, що її можна застосовувати у будь-якому випадку здійснення мережевого обміну чи обробки  інформації будь-якими суб’єктами діяльності (директор-секретар-заступники директора-вчителі-учні /батьки і т.ін.). Взаємодія відбувається опосередковано через Google-диски учасників обміну. У залежності від ролі учасників мережевої взаємодії необхідно неухильно дотримуватися правил та відповідного регламенту.

   Ініціатор обміну чи формування інформації:

1. Інформацію певного напрямку діяльності, який потребує вивчення, розкладає на складові. Цей відбір має бути ретельним, повним та якісним, щоб не доводилось залучати виконавців до роботи з інформацією декілька разів.
2. Створює Google-таблицю, де параметри виступають складовими напрямку/потоку, що вивчається.
3. Визначає терміни формування інформації в таблиці та надає виконавцю доступ до редагування. Якщо не задати терміни роботи з таблицею, то формування відповідної інформації затягнеться  на невизначений строк. За таких умов  втрачається сенс мережевої взаємодії при роботі з інформацією.
4. У процесі формування інформації виконавцями: оцінює, за потреби надає коментарі (якщо необхідно внести правки), приймає (заливає комірку зеленим кольором), захищає від внесення подальших правок (при завершенні роботи).

Суб’єкт обміну чи формування інформації:

1. Вносить інформацію за запитом до Google-таблиці у вказані терміни. Порушення даного правила вважається суттєвим недоліком, що унеможливлює не лише своєчасне, а й повне узагальнення інформації за напрямом діяльності. Має спрацьовувати корпоративна культура, адже іноді виконавців може бути дуже багато (50 і більше осіб), треба вміти працювати у команді.
2. Вносить зміни, реагуючи на коментарі ініціатора інформації. Якщо не давати відповіді на коментарі, то це може ускладнити процес контролю за якістю інформації, яка потребувала уточнень. За наявності у коментарі відповіді виконавця - ініціатор знімає його як вирішене питання.
3. Переглядає Google-таблицю доки інформація у комірках буде залита зеленим кольором. Якщо виконавець не відстежує оцінку  наданої ним інформації, то відбуваються суттєві збої у мережевій взаємодії усієї команди виконавців.

Отже, якщо, вказана вище модель зреалізована на практиці учасниками обміну чи формування певної інформації, то можна приступати до упорядкування  внутрішніх інформаційних потоків, які формуються та функціонують  у межах навчального закладу, за допомогою Google-диску. Відбір потоків будемо визначати згідно з принципом Парето - виділемо приблизно 20% основних підсистем, функцій, процесів, які в найбільшій мірі впливають на результати діяльності навчального закладу. Задача полягає в тому, щоб визначити ці самі важливі 20% і сконцентрувати на них зусилля.

Найпроблематичнішим для більшості навчальних закладів є організація роботи  з вхідними документами, які надходять від управління освіти чи методичних установ, та процес реагування на них в межах навчального закладу, вирішення завдань ефективного документообміну в навчальному закладі у відповідності до  функцій управління.

     У структурно-функціональній моделі управління електронним документообміном в ЗНЗ (Додаток 3) визначено суб’єкти  процесу, їх функції, інструменти, за допомогою яких відбуватиметься процес створення інформаційного ресурсу; як надається доступ відповідним особам, в тому числі і для редагування; як архівується  і зберігається  інформація для подальшого використання в аналітичній діяльності, у прийнятті управлінських рішень та контролю за їх виконанням.

З метою дотримання принципу застосування єдиної методології й загального алгоритму роботи з інформаційними потоками й ресурсами у всіх підрозділах загальноосвітнього навчального закладу, застосовується регламент роботи щодо функціонування електронного документообміну в ЗНЗ (Додаток 4).

Яких позитивних наслідків можна досягти, застосувавши запропоновану модель у щоденній практиці:

1. Економія коштів та інших ресурсів при  тиражуванні документів для їх виконавців. Секретар навчального закладу надає доступ до Google-таблиці та визначає режим роботи з таблицею: перегляд чи редагування. За допомогою гіперпосилань до комірок таблиці прикріплюються текстові файли з відповідними документами чи інформацією.
2. Відбувається економія часу та людських ресурсів  при здійсненні передачі документу безпосередньому виконавцю. Це надзвичайно актуально для великих шкіл.
3. Документообмін в ЗНЗ стає прозорим для усіх його учасників і може впливати як на якість виконання,  так і на дисципліну виконання.
4. Керівник навчального закладу може об’єктивно оцінити, хто з його заступників навантажений роботою з документацією в більшій чи меншій мірі; оцінити, які з документів носять циклічний характер, отже,  будуть мати найменші часові затрати на їх підготовку та реалізацію в діяльності і т.ін.
5. Формується зручний, упорядкований архів документів, інформацій, заявок, що значно полегшує здійснювати аналіз діяльності закладу та контроль виконання наказів.

Внутрішні інформаційні потоки - це шляхи передачі інформації, що забезпечують існування установи, усередині якої вони рухаються, це процеси передачі інформації для забезпечення взаємозв'язку всіх підрозділів навчального закладу. Внутрішні інформаційні потоки представлені такими видами:

• вертикальні потоки – шляхи передачі інформації між працівниками або групами працівників, що перебувають на різних рівнях ієрархії, наприклад, між керівником ЗНЗ і підлеглими;
• горизонтальні потоки – шляхи передачі інформації між рівними за службовим становищем й статусом працівниками або групами працівників;
• висхідні потоки – шляхи передачі інформації від рядових працівників до адміністрації ЗНЗ;
• спадні потоки – передача інформації від керівництва організації по ієрархії до рядових працівників.

Внутрішні інформаційні потоки умовно можна об’єднати  за напрямками діяльності навчального закладу: фінансово-господарська діяльність, матеріально-технічна база, кадрове забезпечення, контингент учнів, результативність навчально-виховного процесу, виховна робота, стан здоров’я учнів, охорона життя та безпеки життєдіяльності, робота бібліотеки, організація харчування учнів, робота психологічної служби, робота з батьками та громадськістю.

Використання програмного комплексу «Курс.Школа» дозволяє об’єднати окремі напрямки в єдину  електронну  базу даних ЗНЗ: матеріально-технічна база, кадрове забезпечення, контингент учнів. Однак інформація у програмному комплексі не завжди охоплює ті параметри інформації, яка є актуальною  у буденній діяльності навчального закладу. У такому разі можна також використовувати Google-таблиці.  

Структурна модель формування електронних баз даних навчального закладу доповнює їх інформаційними ресурсами (електронними таблицями), які не увійшли до інформаційної системи «Курс.Школа», але є необхідними і вагомими у діяльності навчального закладу  (Додаток 5,7).

Формування та функціонування  інформаційних ресурсів за даними напрямками відбувається згідно зі встановленими в навчальному закладі єдиними принципами, регламентами та контролем.

Позитивним наслідком реалізації даної моделі  може стати:

- якісне функціонування електронних  баз загальноосвітнього навчального закладу, що дозволить швидко, без особливих затрат часу і людських ресурсів, формувати статистичні звіти в автоматичному режимі;

- вивільнення педагогів від рутинної роботи щодо подачі різних відомостей про учнів.

Зручно  використовувати  Google-таблиці і в організації безпосередньо навчально-виховного процесу. Так формування розкладу навчальних занять у кабінетах з навчальними комп’ютерними комплексами чи в кабінетах з інтерактивним обладнанням, які проводять вчителі-предметники,  можна здійснювати у режимі спільного редагування. У такому разі вчителеві не потрібно шукати завуча, щоб погодити з ним дату і час проведення навчального заняття, яке потребує відповідного технічного обладнання чи комп’ютерної підтримки (Додаток 6).

Позитивними наслідками використання таких  онлай-графіків може стати:

1. Отримання інформації про стан  використання комп’ютерного та інтерактивного обладнання в навчальному закладі будь-якими користувачами, адже графіки завантажені на шкільному сайті.
2. Отримання інформації про навчальні дисципліни, що  викладаються із застосуванням ІКТ-технологій; як часто це відбувається і т.ін.
3. Отримання інформації  про те, хто з педагогів школи є активним користувачем даного обладнання.

Часто адміністрація навчального закладу натрапляє на проблему перевантаження учнів контрольними роботами, коли кількість  робіт з різних предметів співпадає по даті, що говорить про  неефективну взаємодію з вчителями в питаннях організації навчально-виховного процесу. Дану ситуацію також можна врегулювати, склавши розклад  контрольних робіт за допомогою  Google-таблиці у режимі спільного редагування. Корисно  буде розмістити посилання на розклад на шкільному сайті, що зробить інформацію доступною і для дітей, і для їх батьків (Додаток 6).

Формування  річного плану роботи навчального закладу, оперативного планування також можна здійснювати за допомогою Google-таблиць, коли всі суб’єкти управління за єдиною формою складають план своєї діяльності, що дозволяє зробити діяльність кожного прозорою, узгодженою з цілями та завданнями певного часового періоду роботи навчального закладу.

Таким чином, впровадження данної інновації закладає підгрунття для переходу інформаційного освітнього простору ЗНЗ на якісно новий рівень - “хмара над школою”, яка здатна розширити навчальну мережеву взаємодію з учнями, непотребуючи  сервера. Тобто школа може залучитися до впровадження G Suit.

Список використаних джерел