Актуальність досвіду

СТВОРЕННЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ ПОТОКАМИ В ЗНЗ ЗАСОБАМИ GOOGLE-ДИСКУ

Актуальність проблеми  

Інформатизація управління на всіх рівнях – державному, галузевому, регіональному, в управлінні організаціями тощо є одним із головних трендів сучасного суспільного розвитку. Тому не дивним є все активніше обговорення можливих напрямів і механізмів впровадження сучасних інформаційних технологій і в управління освітою в Україні.

Національною стратегією розвитку освіти в Україні на 2012-2021 роки передбачено розвиток наукової та інноваційної діяльності в освіті, підвищення якості освіти на інноваційній основі та інформатизація освіти, впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, що забезпечують удосконалення навчально-виховного процесу, створення інформаційної системи підтримки освітнього процесу, спрямованої на реалізацію її основних функцій (забезпечення навчання, соціалізація, внутрішній контроль за виконанням освітніх стандартів тощо) [1].  

У формулу нової школи (за Концепцією Нової школи) закладено наскрізне застосування інформаційно-комунікаційних технологій в освітньому процесі та управлінні закладами освіти і системою освіти, що  мають стати інструментом забезпечення успіху Нової школи. Запровадження ІКТ в освітній галузі має перейти від одноразових проектів у системний процес, який охоплює всі види діяльності. ІКТ суттєво розширять можливості педагога, оптимізують управлінські процеси, таким чином, формуючи в учня важливі для нашого сторіччя технологічні компетентності [2].

Потенційно такі підходи дадуть змогу істотно підвищити ефективність управління, скоротити паперовий документообіг, вивільнити робочий час педагогів та управлінців від непродуктивної рутинної праці, скоротити кількість помилок у документації тощо. На жаль, на практиці ці можливості інформаційних технологій часто не використовуються чи використовуються не за призначенням.

Нерідко підвищення продуктивності праці через впровадження інформаційних технологій призводить лише до збільшення обсягів даних, які рухаються від нижніх щаблів управління до верхніх, і обсягів вимог, що рухаються у протилежному напрямі. При цьому перегляд і оптимізацію існуючих механізмів і процесів управління освітою часто взагалі не передбачають. Нерідко ставиться лише завдання автоматизації того хаосу, який існує в управлінні сьогодні [6].

Майже 20 років тому Білл Гейтс зазначив, що автоматизація неефективної операції лише помножує її неефективність [5].

Проблема  сьогодні не лише у відсутності державної єдиної інформаційної системи управління освітою (хоча вже є проект Положення про єдину державну електронну базу з питань освіти), а й в мотиваційній та практичній  готовності менеджерів освіти на місцях вирішувати проблему інформаційного хаосу[6]. У нашому випадку мова йде про керівників шкіл та їх заступників, адже саме від наявності в них навичок менеджмента залежить, у першу чергу, комфортність умов праці педагогів, а, отже, й ефективність роботи закладу.

Теоретичне обґрунтування

Оцінка ефективності менеджменту проводиться за багатьма параметрами, однак  цей набір показників (для різних установ) майже не змінюється, але самі параметри набувають різноманітної пріоритетності  для кожної  окремої установи. За принципом Парето 80% зусиль і уваги потрібно приділяти 20% основних підсистем, функцій, процесів, які в найбільшій мірі впливають на результати діяльності. Задача полягає в тому, щоб визначити ці самі важливі 20% і сконцентрувати на них зусилля  [11].   

Не існує жодного стандарту за яким установа може отримати рейтинг ефективності управління своєю організацією/установою. Ефективним можна вважати управління  лише тоді, коли досягаються поставлені цілі. Цілі на етапі життєвого циклу установи міняються, коректуються  у відповідності до зовнішніх впливів.

На допомогу можуть прийти інформаційні системи, що являють собою  організаційно впорядковані сукупності документів (масивів документів) і інформаційних технологій, у тому числі з використанням засобів обчислювальної техніки й зв'язку, що реалізують інформаційні процеси.

Інформаційні системи, які використовуються для розв’язку частково структурованих задач, поділяються на два види:

• ті, що створюють управлінські звіти і орієнтовані головним чином на обробку даних (пошук, сортування, фільтрація, агрегація). Керівник, використовуючи відомості, розміщені у цих звітах, приймає управлінське рішення.
• ті, що розробляють можливі альтернативні рішення. Прийняте рішення  - це вибір однієї із запропонованих альтернатив[11]..

Наведемо приклад  того,  яким чином інформаційні системи працюють на рівні повсякденної роботи вчителя у  школах Британії. Коли вчитель  приходить на урок, він відмічає учнів, але не в паперовому журналі, а в електронному. І вже через 15 хвилин у адміністарції школи є інформація про те, скільки дітей не прийшло на урок. Оскільки id-card кожного учня містить додаткову інформацію про учня, то адміністрація може мати дуже пізнавальну статистичну картинку щодо того, як навчаються учні з різних груп і категорій: і їх пропуски занять, і їх успішність, і їх прогрес. На вищому рівні ці дані узагальнюються у деперсоніфікованому вигляді. На основі цих даних Ofsted (шкільна інспекція) може побачити, як міняється успішність учнів, і на основі цих даних, визначати, наскільки добре ця школа працює. За допомогою узагальнених даних школи можуть прогнозувати середню успішність, враховуючи різні показники (до прикладу, попередні дані про успішність дітей з різних соціальних груп) [7].

Сьогодні в Україні вже є приклад функціонування інформаційної системи управління освітою, яка дає змогу об’єднати у собі загальноосвітні та дошкільні заклади  усіх  регіонів  нашої держави (Портал ІСУО - інформаційна система управління освітою). Це програмний комплекс, який приймає і консолідує дані із загальноосвітніх навчальних закладів, генерує обов'язкові форми звітності ЗНЗ-1, 76-РВК, 77-РВК, 83-РВК, Д-4, Д-5, Д-6, Д-7, Д-8, затверджені діючим законодавством, і пересилає їх електронні версії згідно підпорядкованості. Дозволяє здійснювати пошук інформації. Полегшує вибірку необхідних даних і складання користувацьких звітів. Має надійні алгоритми захисту інформації від несанкціонованого використання. Кожен регіон України має власне доменне ім’я і, відповідно, власну Систему управління освітою регіону. Склад і функціонал може доповнюватися і нарощуватися в залежності від завдань і потреб [10]. Однак, у період формування звітності, у школах можна спостерігати   проблему, пов’язану зі зведенням даних в автоматичному режимі. І проблема тут не стільки в технічній недосконалості  програми, скільки в менеджерських навичках тих, хто формує і забезпечує “життєздатність” електронних баз навчального закладу.

Практичної значущості у вирішенні питань щодо роботи із внутрішніми інформаційними потоками, в період відсутності систем подібних британським чи естонським,  набувають шкільні інформаційні служби, які створюються для здійснення поетапного вирішення задач інформатизації освіти, впровадження нових інформаційних технологій в освітній та управлінський процеси, інформаційно-методичного забезпечення процесів виявлення, вивчення та пропагування передового педагогічного досвіду, інновацій у галузі освіти, підтримки документообігу, використання можливостей телекомунікаційних технологій. Однак, значна кількість навчальних закладів, які започаткували роботу таких служб, на практиці стикається з проблемами створення  інформаційних ресурсів, ефективного обміну в межах навчального закладу, контролю, аналізу та прийняття відповідного управлінського рішення в межах поставлених цілей та завдань. У зв’язку з цим, необхідно звернути увагу й на те, що інформаційні ресурси у школі сьогодні  створюються або планомірно, або утворюються в чинність практики й у міру вміння й бажання відповідальних за це співробітників. Найчастіше на практиці виходить безсистемна різноманітність випадково й частково впорядкованих документів. Такі «інформаційні ресурси» не завжди «дотягують» до відповідності поняттю. У міру розвитку інформаційних технологій і культури адміністрування, внутрішнє «інформаційне господарство» навчального закладу має  стандартизуватися й усе більш відповідати вимогам сучасного інформаційного суспільства.

У ситуації браку коштів на придбання сучасного програмного забезпечення, браку сучасної комп’ютерної техніки у багатьох школах країни на допомогу можуть прийти хмарні технології.

Хмарні технології можуть використовуватися як засіб створення структури управління інформацією  в загальноосвітньому навчальному закладі. Технології знімають проблему обміну інформацією між користувачами на комп’ютерах яких встановлено   різні  версії програмного забезпечення, проблему передачі вірусів через зйомні носії (поки що це є проблеми багатьох шкіл), вирішують проблему збереження, накопичення, надання доступу до інформації. Однак,  найбільшою перевагою хмарних технологій є те, що формування інформації та обробку даних можна здійснювати віддалено з будь-якого відповідного пристрою та виконувати  різні операції з інформацією одночасно багатьма користувачами.  У даному  випадку мова йде про  забезпечення ефективної взаємодії суб’єктів управління, створення, функціонування інформаційних ресурсів в ЗНЗ шляхом використання  Goоgle-диску.

Goоgle-диск - це файловий хостинг, який створено компанією Goоgle. Його функції включають: збереження файлів в Інтернеті, спільний доступ до них та спільне редагування. До складу Goоgle-диску входять  Goоgle Документи, Таблиці, Презентації - набір офісних додатків для спільної роботи над текстовими документами, електронними таблицями, презентаціями, кресленнями, веб-формами та іншими файлами. Загальнодоступні документи на Диску індексуються пошуковими системами. Користувач безкоштовно отримує 15 ГБ для збереження даних. Goоgle-диск інтегрується з  безкоштовними сервісами  хмарного провайдера Google, які успішно використовуються педагогами у щоденній професійній практиці. Вперше Goоgle-диск було представлено у квітні 2012р., а у жовтні 2014р. він нараховував 240 мільйонів щомісяно активних користувачів.

Отже, створення в сучасній школі  системи управління інформаційними потоками та ресурсами засобами хмарних технологій та різноманітних Інтернет-сервісів в умовах функціонування інформаційно-освітнього простору загальноосвітнього навчального закладу, набуває своєї актуальності.

Список використаних джерел